経費って何?フリーランスなら知っておきたい必要経費の話

前回の記事ではフリーランスとして独立するときの開業手続きについて解説しました。

独立すると、1年間の税金の計算を自分でする必要があります。

皆さんが一番気になるのは、やはり「必要経費」のことではないでしょうか?

  • よく「経費で落とす」なんて聞くけど具体的には何のことなんだろう?
  • 取引先との打ち合わせした時のコーヒー代は経費になるのかな?
  • 家で仕事してるんだけど家賃も経費になったら助かるな~

「自分で稼いだお金から払う税金はできるだけ安くしたい」と考える方は多いでしょう。

 

しかし、払ったお金がなんでも経費として認められるわけではありません。

まずはこの記事で「必要経費」のことを理解して、日々のお金の使い方を考えてみましょう!

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必要経費とは?フリーランスなら知っておきたい経費の話

必要経費とは収入を得るためにかかった費用(コスト)のことです。

  • 仕事で使うパソコンの購入費用
  • スマホの通信費
  • 参考資料として買った本の代金
  • 人に仕事を頼んだときの外注費

など、日々事業をするにあたってはいろいろとお金を使う機会があります。

 

収入金額から必要経費を差し引いて残った所得に対して所得税がかかるので、経費がかかればかかるだけ所得は少なくなり、税金も安くなります。

もちろん、実際に使っていない経費を計上するのはNGですが、使った経費はしっかりと申告しましょう。

 

どこまでが経費になるのか

日々の支出を経費として計上するためには、その支出が「事業としての支出」である必要があります。

個人的な支出や生活費は経費として計上できません。

そのことを踏まえた上で「経費にならないもの・なるもの」を見ていきましょう!

経費にならないもの

まずは経費にならない支出について見ていきましょう。

  • 所得税・住民税
  • 健康保険料・国民年金 ⇒ 社会保険料控除の対象です。
  • 借入金の返済
  • 罰金(駐車違反など)
  • 生命保険料
  • プライベートな食費・趣味への支出

共通して言えるのは、「事業に関係のない支出」ということですね。

経費になるもの

次は経費になるものについて見ていきましょう。

  • 租税公課  ⇒ 事業税・固定資産税など
  • 水道光熱費 ⇒ 事業所として使用する分(※1)
  • 旅費交通費 ⇒ 交通費や宿泊費
  • 通信費   ⇒ スマホ・モバイルルータの通信料
  • 広告宣伝費 ⇒ 名刺・広告など
  • 接待交際費 ⇒ 取引先との付き合いで支出したもの
  • 消耗品費  ⇒ 文房具など
  • 減価償却費 ⇒ 後述(※2)
  • 外注工賃  ⇒ 他者への外注費
  • 利子割引料 ⇒ 借入金の利息・振込手数料・引落手数料など
  • 地代家賃  ⇒ 事業所として使用する分(※2)
  • 研究図書費 ⇒ 仕事をする上で買った書籍など
  • 雑費    ⇒ どの区分にも当てはまらない雑多な支出

(※については下の見出し内で解説)

こうして見ると、経費として認められる範囲は意外と広いですよね。

しかし、あくまでも「事業に関係する支出」だけなので、経費なのかどうか曖昧なものまで申告することは避けましょう。

逆に言えば、事業に関係する支出であれば問題なく経費としてOKです。

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必要経費の重要なポイント

※1 事業所として使用する分

フリーランスとして仕事をする上で、「家と仕事場が一緒」という人は少なくないでしょう。

つまり、自宅は事業所と兼用⇒自宅兼事業所になるわけですが、「家賃や水道光熱費はどこまでが経費なのか」という問題があります。

結論から言うと、プライベートと仕事の時間・スペースなどの割合で区分して経費の額を計算します。

例えば、家賃が9万円の家で、1日12時間仕事をしている・1/3を事業用スペースとして使っている場合。

①1日12時間仕事 ⇒ 9万円 × 12/24時間 = 4万5,000円
②1/3を事業用スペースとして使用 ⇒ 9万円 × 1/3 = 3万円

このどちらかが経費になるものと考えられます。
(この考え方を按分(あんぶん)と言います)

基本的にはスペースの割合で計算することが合理的とされていますが、ケースバイケースという他ありませんので、「この計算方法が合理的だ!」と思う根拠があれば、その根拠をもって申告するのもアリですね。

※2 減価償却費

減価償却費。いきなり聞きなれない言葉が出てきましたので丁寧に説明します。

減価償却とは、「目減りした資産の価値を経費にすること」です。

例えば、100万円の車があったとしましょう。

車は4年かけて価値がゼロに近づくようになっています(法律で4年と決まっているのです)。

つまり、車を買った年に100万円を一括で経費にすることはできず、毎年25万円ずつ経費計上することになります。

  1. 10万円までの資産      ⇒ 消耗品費として買った年に一括計上する
  2. 10万円から20万円までの資産 ⇒ 3年かけて1/3ずつ経費にする
  3. 10万円から30万円までの資産 ⇒ 青色申告者のみ、買った年に一括計上できる

など、様々なルールがありますので、詳しくは国税庁のホームページなどで確認してください。

(減価償却は文章で読むと難しいので図解した本などをサラッと読むといいかもしれません)

経費を計上するには領収証などの証拠が必要

 

必要経費を計上するには領収証などの証拠が必要です。

「もう申告し終わったし、領収証は捨てようかな~」と思っても捨てないでください。

 

なぜなら、申告して終わりではなく、後で税務調査を受ける可能性があるからです。

税務調査を受ける際に、領収証などの証拠がないと「本当に経費を支出したのか」がわからなくなるため、証拠がない経費については否認されてしまう可能性があります。

否認されるとその分所得(利益)が増えるので、追加で税金を払わなくてはなりません。

保存すべき書類・証拠

  1. 帳簿
  2. 領収証
  3. 預貯金の通帳
  4. クレジットカードの利用明細

主にこの4つは保存しておく必要があるでしょう。

別に領収証である必要はないのですが、領収証が証拠としては定番とされています。

領収証は保存するのが大変なので、日頃の経費はなるべくクレジットカードか銀行引落で支払うと楽かもしれませんね。

 

また、領収証などの書類があったとしても「事業に関係した支出であること」を証明できなければ、税務調査で否認されてしまうこともあるので、可能な限りの記録は残しておきましょう。

例えば、接待交際費などはプライベートの支出と区別することが難しいので、領収証の裏に相手の名前を書いておくとか、ノートにまとめておくなどのひと手間をかけるとなお良いでしょう(めんどくさいんですけどね)。

領収証の保存期間は「7年間」

領収証などの証拠書類の保存期間は「7年間」です。

なぜ7年間なのでしょうか?

 

実は7年間というのは「税務署が最大で調査できる期間」なのです。

一度申告した後も最大で7年間遡って見られる可能性があるので、邪魔かもしれませんがきちんと残しておく必要があります。

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困ったら税務署か税理士へ

ここまで必要経費のことについて説明してきました。

しかし、一度読んだだけではいまいちピンと来ないかもしれません。

一回申告してしまえば「ああ、こんなものか」と納得できるのですが、必要経費は奥深くて難しいものです。

どうしても理解できないことがある場合は、近くの税務署か、税理士に聞いてみましょう。

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