経費は領収証じゃないと認められない?レシートじゃダメ?【フリーランス向け】

こんばんは、(元)税務職員の氷犬です。

 

フリーランスの人
個人で仕事をしてると、税金を安くするためにしっかり経費を使って申告しなきゃダメだよなー。
でも、お金使うたびにイチイチ領収証書いてもらうのがダルい…
普通にレシートもらって経費にしたらダメ?

この記事では、こんな疑問に答えます。

 

この記事の内容

  1. 経費の書類はレシートでも領収証でもOK
  2. レシートと領収証のメリット・デメリット
  3. 経費の書類は最悪無くていいこともある【実体験】
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経費の書類はレシートでも領収証でもOK

結論から言うと、「経費を証明する書類はレシートでも領収証でもOK」です。

「レシートだからダメ」とか「領収証だからOK」とか、そんなことは全然ありません。

 

ここで一旦、経費を計上するまでの流れを整理してみます。

経費の仕組み

  1. お金を使う(物を買う・食事をする)
  2. 領収証かレシートが発行される
  3. 帳簿に載せる
  4. 集計して損益計算書(P/L)に載せる
  5. 確定申告書で申告する

税務署がチェックするのは、「本当にお金を使ったかどうか」です。

上の流れで言うと、「①お金を使う」ですね。

 

要するに、「本当にお金を使ったかどうか」がわかれば、書類は領収証でもレシートでもいいんですよね。

たとえば、銀行の預金通帳や、クレジットカードの利用明細でもいいわけです。

 

逆に言うと、領収証やレシートがあったからといって、その内容が怪しければ調べることもあります。

まあ、証拠となる書類があればそんなに突っ込まれることもないと思いますけどね。

 

繰り返しになりますが、「経費の書類は領収証でもレシートでもOK」です。

大事なことは、「本当にお金を使ったかどうか」「支払ってない経費を計上していないかどうか」。

あくまでも領収証やレシートはお金を支払ったことを証明する手段に過ぎないということです。

レシートと領収証のメリット・デメリット

ただ、支払った内容によってはレシートよりも領収証の方がいいこともあります。

 

レシートと領収証、それぞれのメリットとデメリットをまとめてみました。

1:レシートのメリット・デメリット

・メリット

  • 手軽にもらえる
  • 買ったものの品名まで詳しく書いてある
  • 「いつ」「どこで」「いくらで」買ったかがすぐわかる
  • 印刷物なので改ざんしにくい

 

・デメリット

  • 感熱紙を使っているので、印字が消えることがある
  • 紙が薄くて小さいので、保管しにくい
  • 「誰が買ったか」が書いていない

 

レシートは内容が細かいことが多く、端から見た時に「割としっかりしている」印象を受けます。

ただ、印刷物なので印字が消えたり、保管しにくかったりというデメリットもありますね。

2:領収証のメリット・デメリット

・メリット

  • 「いつ」「どこで」「いくらで」「誰が」「どこから」買ったかがわかる
  • 紙の質がしっかりしていることが多く、保管しやすい

 

・デメリット

  • 適当に書こうと思えば書けるので、信ぴょう性が低いことがある
  • 「上様」や「お品代」と書いてあると、内容がわからない
  • イチイチ発行を頼む必要がある

普通のお店はレシートを発行することが多いので、領収証はイチイチ頼んで書いてもらう必要があります。

手書きだとどうとでも書けてしまうため、「これ本当に経費か?」と疑われることも…

自然に発行される方をもらっておけばOK

物を買う時にはレジでレシートが発行されることの方が多いですよね。

一方で、レジを導入していない飲食店や高級なお店だと領収証が基本です。

 

「領収証の方がいい」「レシートじゃなきゃダメ」と、書類の種類にこだわることなく、自然に発行される方をもらっておけば問題ないかと。

大事なのは書類ではなく、「本当にお金を使ったかどうか」です。

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経費の書類は最悪無くていいこともある【実体験】

怯える人
経費の書類はレシートでも領収証でも、どっちでもいいんだね。
言いにくいんだけど、実は申告終わった分の書類全部捨てちゃったんだよね…
書類ないと、調査された時に税金ガッツリ取られるんですか…?

たぶん、こんな人も中にはいるんじゃないでしょうか。

 

冷静に考えると、経費が一切かからない仕事ってないですよね。

仕事によっては、経費が少なかったり多かったりはあるかもしれませんが、基本的に経費はかかるものです。

 

なので、税務調査を受けた時に書類がないからといって「君、書類ないから経費ゼロね」とはなりません。

というのも、本来の調査の目的は「適正な額に数字を直してもらう」ことであって、「必要以上に税金を取る」ことではないからです。

(まあ、このあたりはいろいろあると思いますが…)

 

書類を捨ててしまうのはよくないですが、後からわかる範囲でなら経費が認められることもあります。

家賃とか、水道光熱費とか、書類以外で記録に残るものなど。

ただし、消耗品や接待交際費など、後から調べにくいものは認められない可能性が高くなりますのでご注意ください。

 

書類を取っておくのもダルいかとは思いますが、捨ててもいいことないです。

調査の日数伸びるし、取引先に確認されるし、余計に税金高くなることもあるし。

自分を守るためにも書類をきちんと保管しておくことは大事ですね(-_-;)

【コラム】あえてレシートじゃなくて領収証をもらう人

たまにスーパーや薬局で大量に食品を買いこんで、「レシートじゃなくて領収証ください。但し書きはお品代で」と言ってる人を見たことありませんか?

たぶん、あれはほぼ間違いなく経費として漬け込んでるんじゃないかなーと思います。

中身がわからないことをいいことに、税金を安くしてやれ、みたいな。

 

あまり細かいことは言えないんですけど、レジはPOSシステムというのを採用していて、日時と時間がわかれば後で何買ったかわかるようになってるんですよね。

税務調査を受けた時に、怪しい経費はそうやって調べられる可能性があるのでご注意くださいm(_ _)m笑

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税務調査や経費についての参考記事

過去に税務調査の流れや、フリーランスの必要経費についての記事を書いておりますので、興味のある方は見てみてください。

↓必要経費の基本についてはこちら

経費って何?フリーランスなら知っておきたい必要経費の話

↓僕の実体験に基づいて書きました。

税務職員が「税務調査の流れ」を解説します【税務調査の基本】

「経費の書類はレシート・領収証、どっちがいいの?」まとめ

POINT!

  • 「本当に払ったかどうか」が証明できれば、レシートでも領収証でもいい
  • 銀行の振込記録やクレジットカードの明細でも可
  • 最悪無くても全部が認められないわけではない
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